Mejorando nuestras soft skills. La gestión del tiempo.
«El tiempo es la materia de la que he sido creado». JORGE LUIS BORGES
Hablar sobre el tiempo es un reto apasionante y complejo. Gestionar el tiempo es gestionar la vida individual y la de las organizaciones y, a su vez, cada uno de nosotros tiene una percepción particular del mismo.
— La gestión del tiempo desde la perspectiva de la física elemental.
Para describir el mundo no necesitamos la magnitud tiempo. El mundo es una red de eventos y de relaciones entre acontecimientos. De esta manera, el tiempo está solo en nuestra interpretación como observadores y es algo sobre lo que podemos llegar a acuerdos.
— La gestión del tiempo desde la mirada de la filosofía.
Hoy en día vivimos el presente reducido a picos de actualidad, a impulsos. Vivimos sin dar sentido al tiempo, sin narrativa, sin soporte.
Cuando valoramos solo la meta, el camino es un obstáculo que debemos superar lo más rápido posible. Esta percepción explicaría algunas de las dificultades con las que vivimos: el estrés, la dispersión y la sensación de estar empezando siempre de nuevo.
— La gestión del tiempo desde el enfoque del management.
Cuando hablamos de “gestión del tiempo” lo estamos percibiendo como un recurso que necesitamos emplear de la mejor forma posible para alcanzar nuestros objetivos. Gestionar supone decidir desde la libertad y la libertad es una idea amplia que tiene sus límites, sus circunstancias.
Cuestión de orden y gestión del tiempo.
Integrando las tres miradas (la física, la filosofía y el management), podemos definir la gestión el tiempo como la habilidad de saber decidir en qué momento empezar una actividad que tenga un determinado sentido y en qué momento pasar a la siguiente para avanzar hacia lo que queremos conseguir.
Estableciendo este sistema de bloques (o cajas de actividad), podemos planificar qué vamos a hacer y cuándo vamos a hacerlo. Este sistema supone un paso más allá de la clásica e interminable lista de cosas que hacer (“to-do list”). Si nosotros no decidimos a qué nos vamos a dedicar en cada momento, probablemente alguien terminará decidiendo por nosotros.
Cambiar de hábito y gestión del tiempo.
La adopción de un nuevo sistema de planificación del tiempo tiene características comunes a las que aparecen a la hora para cambiar un hábito. Entre ellas, la necesidad de abordar esta adopción mediante un ritual.
7 claves para la gestión del tiempo:
- Abórdalo de forma incremental: empieza por algo concreto, por ejemplo, una tarde a la semana y con la experiencia amplía las ventanas horarias.
- Identifica los valores y el propósito de cada actividad: esto te ayudará a conectar con el compromiso necesario para llevarla a cabo.
- Ordena las cajas de “actividad tiempo” para que encajen como en un puzle.
- Ajusta las desviaciones que se produzcan y celebra los éxitos, es un proceso iterativo, en el que necesitas ir aprendiendo con la práctica.
- Hazte cargo de la planificación, no se trata de un “tengo que” hacer este horario sino de “quiero” hacer este horario, porque yo decido a qué me dedico.
- Mantente centrado y presente en lo que haces, en las acciones de «tracción», que son las que te acercan a lo que quieres conseguir; gestiona las «distracciones» que te apartan.
- Asigna una caja específica para actividades no esenciales (atender emails, redes sociales, llamadas, noticias...) y ponles un tiempo acotado.
Gestión del tiempo solos y en equipo.
Estas prácticas para la gestión del tiempo son aplicables, tanto a nivel individual como para realizar en equipo.
Durante las reuniones, por ejemplo, para que un equipo sea eficaz necesita asignar una agenda con tiempos para cada tema a tratar. También, un miembro del equipo puede asumir el rol de gestor de tiempos («time keeper»), indicando cuando es necesario concluir un tema concreto y pasar al siguiente.
Solemos tener muy claro cuándo empiezan y cuándo terminan las reuniones con otras personas y, sin embargo, nos cuesta identifcar cuándo necesitamos reunirnos con nosotros mismos. Desarrollar la soft skills de gestión del tiempo puede ayudar- nos a abrir este espacio.
El perfeccionismo, la productividad y la gestión del tiempo.
A menudo, nos sentimos abrumados con la cantidad de cosas que tenemos que hacer en nuestro día a día. Además de esto, en ocasiones, podemos estar buscando la mayor calidad y los estándares más altos en lo que hacemos. Damos vueltas sin cesar a una determinada tarea ocupando todo el tiempo, lo que genera un estrés y un agotamiento que afecta a nuestro desempeño.
La regla 80/20 fue descubierta por el italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX. El economista observó que, en términos generales, el 20% de la población de un país posee el 80% de la riqueza; el 20% de los clientes de una empresa generan el 80% de los ingresos, etc.
Un «principio de Pareto» que recientemente se ha aplicado a la gestión del tiempo. Podemos hacer mejor uso de nuestro tiempo, concentrando nuestro esfuerzo en el 20% de aquello que nos proporcionará el 80% del resultado que queremos obtener.
Por ejemplo: si elaborar la presentación perfecta puede llevarnos unas dos horas y media (150 minutos), seguramente en 30 minutos (20% de 150 minutos) podemos tener una presentación que cumpla con los requisitos mínimos que necesitamos (80% de la presentación perfecta).
Gestión del tiempo y tiempo para pensar.
Mejorar nuestro bienestar y productividad no son antagónicos. Dedicar una parcela de nuestro tiempo a contemplar, a pensar, a la demora, como vemos desde la filosofía parar a saborear el presente viviendo el momento siendo conscientes de la experiencia, como vemos desde la psicología positiva, no solo contribuyen a mejorar nuestro bienestar, sino que también mejoran nuestro desempeño.
En ocasiones, el trabajo nos lleva a un pensar que es «calcular» y que se traduce a lo inmediato. Sin embargo, pensar es algo mucho más amplio.
Establecer tiempo para pensar, para saborear, es realizar un viaje que nos permite rememorar experiencias, visualizar futuros o disfrutar el presente desarrollando el sentido vital, el optimismo y la confianza.
Límites imprescindibles y la gestión del tiempo.
Son múltiples los retos que podemos abordar para aprender a gestionar el tiempo y vivir una vida satisfactoria.
5 ideas para que realices tu propia reflexión:
— centrarnos y poner foco en lo que hacemos.
— saber decir «no» a determinadas propuestas.
— establecer el fin del horario laboral cuando estamos en tele- trabajo.
— tener tiempo de ocio.
— dedicar tiempo para cuidarnos...
Gestionar el tiempo es, en definitiva, poner límites y para lograr poner, o ponernos a nosotros mismos dichos límites podemos: saber qué necesitamos, cuáles son nuestras motivaciones, gestionar nuestras emociones y tomar decisiones.
Bibliografía y referencias
- Carlo Rovelli. El orden del tiempo. Anagrama (2018)
- Byung-Chul Han. El aroma del tiempo. Herder (2019)
- Nir Eyal. Timeboxing. https://www.nirandfar.com/timeboxing/
- Silvia Guarnieri. Distinciones de Coaching, construirnos a través del lenguaje. (Luis Miró. Hábito y ritual). LID Editorial (2020)
- Tal Ben-Shahar. Practicar la felicidad. Plataforma Actual (2011)
- Sonja Lyubomirsky. La ciencia de la felicidad. Books4pocket (2011)